Som hovedregel bør du ikke gjøre noe med mindre vi spesifikt ber deg om det. Du kan finne alle datoer og dokumenter for bestillingen din når som helst når du logger på profilen din.

Her kan du lese hvordan prosessen fungerer:

Bestilling

Prosessen starter så snart du har bekreftet bestillingen din. Dette gjør du på nettsiden vår, hvor du velger ønsket transporttjeneste, fyller ut avsender-, mottaker- og varedetaljer, og betaler for transporten din med kredittkort eller bankoverføring.

Når bestillingen din har gått gjennom, skjer to ting umiddelbart:

Bekreftelse

Du vil motta en ordrebekreftelse på e-post som dokumentasjon for transporten du har bestilt og informasjonen du har oppgitt under bestillingen.

Leverandørkontakt

Samtidig som vi mottar bestillingen din, sender vi automatisk en e-post til din leverandør med kopi til deg. Denne e-posten inneholder en link til en side der leverandøren din må bekrefte forsendelsesdetaljene, inkludert handelsbetingelser, varebeskrivelse på det lokale språket og hvordan forsendelsen er pakket. I tillegg informerer vi din leverandør om at vi må bruke pakkeliste og handelsfaktura, samt hvilke formkrav som er til handelsfakturaen for å sikre effektiv fortolling i Norge. Vi kommuniserer vanligvis med din leverandør på det lokale språket, men vil alltid inkludere en engelsk oversettelse slik at du kan følge korrespondansen.

Dersom vi ikke har mottatt svar fra din leverandør innen 1 virkedag, sender vi automatisk en oppfølgings-e-post. Dersom vi ikke har fått svar etter én arbeidsdag til, og klardatoen du spesifiserte i bestillingen nærmer seg, vil vi skrive til deg og be om hjelp til å komme i kontakt med din leverandør. Eller vi prøver en gang til før vi ber om hjelp.

Fordelen med å sikre at all informasjon er tilgjengelig og korrekt på dette helt tidlige stadiet, er å avdekke eventuelle tvil eller misforståelser mellom deg og din leverandør, uten at det påvirker selve transporten og dermed unngår risikoen for forsinkelser. Ofte opplever vi for eksempel at det er uenighet mellom selger og kjøper om hvilke handelsbetingelser varene skal sendes under. Handelsbetingelsene er avgjørende for hvor mye leverandøren må betale i lokale kostnader (se transporteca.no/fob-eller-exw), og det er derfor ikke overraskende at leverandøren ofte vil forsøke å sende varene under f.eks. EXW-vilkår, selv om avtalen din faktisk er FOB. På denne måten kan leverandøren redusere sine kostnader. Dersom vi avklarer dette umiddelbart etter transportordren, kan vi unngå at avreisedatoen flyttes på grunn av manglende betaling fra din leverandør.

Bekreftelse fra leverandøren din

Så snart vi mottar den nødvendige informasjonen fra leverandøren din, utfører vi en automatisk validering for å sikre kvaliteten. Høy datakvalitet gjennom hele prosessen er enormt viktig, spesielt for senere tollbehandling, hvor data fra alle kilder må stemme overens (f.eks. hvordan forsendelsen er pakket, vekt og volum, tollkoder og vareverdi). Hvis det er avvik, vil vi i første omgang løse det direkte med din leverandør, men i visse tilfeller vil vi eskalere til deg for å finne en løsning. Det kan være om det er avvik mellom hvor mye varene fyller og veier i din bestilling og hva leverandøren oppgir.

Så snart leverandørens informasjon er validert, sender vi automatisk transportdetaljene til vår partner i Kina.

Overlevering av forsendelsen din

Vår partner i Kina har 1 dag til å kontakte leverandøren din for å koordinere den fysiske overleveringen av forsendelsen din. Så snart vår forretningspartner har kontakt med leverandøren din, sender vi deg en automatisk oppdatering.

Hvordan overleveringen foregår i praksis avhenger av de kommersielle vilkårene forsendelsen skal sendes under (se transporteca.no/fob-eller-exw). Vi sender enten en lastebil til leverandørens lageradresse for å hente forsendelsen, eller så informerer vi leverandøren om lageradressen vår der de vil sørge for å levere forsendelsen din.

Når vi har bekreftet overleveringsdatoen for forsendelsen din, bestiller vi plass om bord på det første ledige skipet, toget eller flyet, avhengig av hvilken transportløsning du har valgt. Så snart vi har bekreftet stedet, sender vi deg en automatisk oppdatering med forventet leveringsdato basert på gitt avgang. I de aller fleste tilfeller vil dette stemme overens med leveringsdatoen du ble informert om ved bestilling. Det kan imidlertid også være tidligere eller senere, hvis f.eks. leverandøren din har forsendelsen klar før ellers vil produksjonen bli forsinket.

Konsolidering

Når vi har mottatt din forsendelse på vårt lager i Kina, vil vi konsolidere forsendelsen med andre forsendelser (dette gjelder ikke hvis du har bestilt en full container). Det betyr at vi pakker en container med forsendelser fra flere kunder. Så snart containeren er pakket (eller pallen, i tilfelle av luftfrakt), sender vi den til havnen, togterminalen eller flyplassen slik at den kan lastes på skipet, toget eller flyet.

Avgang

Vi følger automatisk opp med vår forretningspartner i Kina dagen etter at forsendelsen din er satt til å avgå, for å sikre at alt har gått etter planen. Skulle for eksempel skipet bli forsinket, har vi dermed allerede her mulighet til å undersøke om det har innvirkning på leveringsdatoen, og sende deg en oppdatering. Du vil motta en bekreftelse på e-post så snart forsendelsen din er på vei til Europa.

Sporing underveis

Så snart forsendelsen din har gått starter en automatisk sporingsprosess for containeren forsendelsen din er lastet i. Det betyr at Transporteca får en oppdatering dersom det er oppdateringer på rederiets hjemmeside om at skipet ankommer havnen tidligere eller senere i Europa enn forventet. Dette kan være i tilfelle dårlig vær eller hvis skipet hopper over havneanløp på ruten. Når endringer er registrert mottar du automatisk en e-post med informasjonen og oppdatert leveringsdato.

Fortolling

Få dager etter at forsendelsen din har forlatt Kina, kan vi få utstedt konnossementet (ofte kalt med det engelske navnet «Bill of Lading») for forsendelsen din, som sammen med dokumentene og informasjonen vi allerede har innhentet fra din leverandør, betyr at vi kan starte tollbehandling. Vi sørger automatisk for at vi mottar alle nødvendige dokumenter og informasjon og validerer disse før tollvesenet behandler forsendelsen din. Ved tollbehandling registreres produkttype, verdi og mottaker hos myndighetene i Norge, som er grunnlaget for senere henting av toll og levering av din forsendelse.

Vi har dermed klarert de aller fleste sjøfraktforsendelser innen den første uken etter at de har forlatt Kina. Fordelen med dette er at dersom det skulle være spørsmål fra tollvesenet kan vi avklare dette før forsendelsen kommer til Norge. Du kan allerede nå finne tolldokumentene på din Transporteca-profil på dette tidspunktet, så hvis du har spørsmål om dem, kan vi avklare dem lenge før varene kommer til Europa.

Ankomst

Omtrent 10 dager før forsendelsen din ankommer Europa med skip, sender vi deg en oppdatering med forventet leveringsdato og hva prosedyren er ved ankomst. På dette tidspunktet er alle formaliteter klare for levering, og forsendelsen din kan gå gjennom tollkontoret i Norge uten forsinkelser, med mindre den tas ut til kontroll.

Ankomsthavn avhenger av flere ting, men for levering i Norge vil det oftest være Oslo,

Forberedelse til levering

Dagen etter at sendingen din har ankommet havnen, kjører vi den til et lager, hvor vi tømmer containeren og klargjør sendingen din for levering. Hvis forsendelsen din ikke allerede er på paller, pakker vi den vanligvis på paller her, for å lette selve leveringen.

To dager før levering ringer vi deg for å bekrefte leveringsadresse og dato for å sikre at du er klar til å motta forsendelsen. Hvis du ikke kan motta forsendelsen på den foreslåtte dagen, avtaler vi en senere leveringsdato. I de aller fleste tilfeller er dette uten ekstra kostnad for deg. Dersom vi har avtale om levering uten forutgående kontakt, vil du ikke motta denne samtalen. Det kan være aktuelt om du f.eks. skal ha levert til lager hvor det ikke er behov for avtalt leveringstid.

Leveranse

På leveringsdagen vil sjåføren ringe deg omtrent en halvtime før vi ankommer. Leveringen vil være mellom kl 8-16. Vi kan dessverre ikke tilby en bestemt leveringstid på dagen.

Leveransen skjer med lastebil, som har lift og palleløfter. Leveransen skjer i utgangspunktet til kantsten eller et sted i umiddelbar nærhet hvor vår sjåfør kan komme til med palleløfteren. Gaffeltrucken kan ikke kjøre på myke overflater.

Paller

Hvis vi har pakket varen din på paller, vil sjåføren ta tilsvarende antall tomme paller tilbake dersom du har. Sjåføren venter imidlertid ikke på at du skal pakke ut pallene, så dette er kun dersom du har ekstra paller stående. Hvis leverandøren din har pakket varene på paller, så er disse pallene dine.

Din Transporteca-profil har alltid alle datoer, informasjon og dokumenter

Alle datoer, informasjon og dokumenter for forsendelsen din lagres kontinuerlig i profilen din. På den måten kan du alltid logge inn og følge med på hvor sendingen din er, eller hente ut et dokument eller informasjon dersom det blir aktuelt.