Det er fem fysiske trinn og to dokumentasjonstrinn i transportprosessen, for hver forsendelse som flytter seg fra avsender til mottaker i internasjonal handel. Da hvert trinn er forbundet med omkostninger, er det viktig at partene er enige om hvem som er ansvarlig for hvilken del, før forsendelsen finner sted.
Avhenting i transportprosessen
Transportprosessen og transporten av varene fra forsenderens fabrikk eller lager til speditørens nærmeste pakkhus kalles avhentingen eller eksport landtransport. Det foregår typisk med lastebil eller en kombinasjon av lastebil og tog og kan ta fra noen få timer til flere uker, avhengig av distanse og geografi.
Hvem som har ansvaret for å arrangere og betale for landtransporten fra avsenders adresse, avhenger av avtalen mellom avsender og mottaker i transportprosessen. Hvis avtalen er at mottakeren har ansvaret for forsendelsen, helt fra avsenderens fabrikk eller lager, så er det mottakerens ansvar å arrangere avhentingen. Hvis avtalen er at mottakeren overtar ansvaret for forsendelsen senere i prosessen, så det avsenders ansvar å arrangere avhentingen.
Under Incotermerne EXW (ex works), og FCA fabrikk (free carrier) er mottaker ansvarlig for landtransporten fra avsenders adresse. Under Incotermet FOB (Free on Board), er det avsender som er ansvarlig. Les mer om Incotermer her.
Hvis det er ditt ansvar å sørge for landtransport fra avsenders adresse og din speditør ikke tilbyr denne servicen, kan du velge å stå for det selv eller kjøpe transporten hos en lokal transportør. Hvis du står for det selv, avleverer du varene i speditørens pakkhus og sparer dermed utgiftene til avhenting. Det er i utgangspunktet kun mulig å selv stå for den lokale landtransporten eller å la en lokal transportør stå for det, hvis du selv er tilstede i det lokale markedet eller er godt kjent med det. Ellers vil det som oftest være lettere å avtale at det er avsenderen som står for landtransporten.
Eksport tolldeklarering
Tollmyndigheter verden over krever deklarering av varer som eksporteres fra landet. Tolldeklareringen skal utføres av et autorisert fortollingsfirma og krever at det innsendes opplysninger og dokumentasjon om lasten til de lokale tollmyndighetene. Den nødvendige dokumentasjonen er forskjellig fra land til land, men speditøren vil være i stand til å informere deg om nøyaktig hvilke dokumenter som skal sendes inn.
Avsender og mottaker skal innbyrdes avtale, hvem som er ansvarlig for å stå for tolldeklareringen. Det vil oftest være avsender som står for å arrangere eksport tolldeklareringen, og oftest er det mest fornuftig å benytte den samme speditøren som er valgt til å stå for den internasjonale transporten. I de tilfellene hvor mottaker står for tolldeklarering på eksportsiden, er det på samme måte en fordel å be speditøren stå for det, med mindre man har lokal erfaring med tolldeklarering eller har kontor i eksportlandet.
Eksporthåndtering
Eksporthåndteringen av forsendelsen består av en rekke aktiviteter som utføres av speditøren eller hans agent i eksportlandet. Det starter med at forsendelsen losses fra lastebilen i speditørens pakkhus, deretter vil de enkelte enheter telles opp og inspiseres. Lasten sammenlignes med bestillingsdetaljene og speditøren utsteder en godskvittering (Forward Cargo Receipt – FCR) til avsender som bevis på at lasten er mottatt til forsendelse. Lasten plasseres så sammen med andre forsendelser i pakkhuset med samme destinasjon.
Eksporthåndtering av en stykkgodscontainer
Et par dager før skipets avgang, pakkes forsendelsene i en container som deretter kjøres til havnen. På havnen stables containeren sammen med andre containere, som skal på samme skip, og når skipet er i havn løftes den om bord.
Det er alltid den speditøren som står for den internasjonale transporten som er ansvarlig for eksport håndteringen. Det er enten avsender eller mottaker som betaler for denne håndteringen av forsendelsen, avhengig av hva som er blitt avtalt dem imellom.
Hvis varene er solgt på EXW (ex works) eller FCE (free carrier) Incoterms, vil betalingen for eksporthåndteringen normalt være mottakers ansvar. Hvis lasten er solgt FOB (Free on board), CNF/CIF (cost and freight) eller DDU (delivered duty unpaid) vil eksporthåndteringen normalt være for avsenders regning. Betalingen for håndteringen forfaller normalt på det tidspunktet hvor speditøren utsteder godskvitteringen. Forsendelsen utleveres i utgangspunktet ikke til mottakeren med mindre regningen for eksporthåndtering er betalt.
Sjøfrakt
Et rederi utfører sjøfrakt etter avtale med speditøren. Containeren når ofte å være ombord på flere skip, med omlasting i forskjellige havner underveis. Akkurat som når en passasjer skifter fra buss til buss i det offentlige transportsystemet. Når containeren med forsendelsen din er om bord på skipet, utsteder speditøren den såkalte House Bill of Lading. Dette dokumentet angir muligens hvilket skip containeren er lastet på. Normalt er det dog kun det første skipet som er nevnt og dermed er det ikke mulig å se om containeren omlastes og i så fall til hvilke andre skip underveis.
Det er ikke nødvendig for avsender eller mottaker å vite hvilket skip forsendelsen er ombord på, men hvis du er interessert kan du ofte følge containeren på rederiets hjemmeside, hvor du også kan se når containeren forventes å være i de enkelte byene.
Rederiet oppkrever sjøfrakten og diverse tillegg for containeren direkte hos speditøren. Speditøren oppkrever deretter frakt og tillegg fra kundene med gods i containeren i henhold til avtalen mellom speditøren og den enkelte kunden. Når du vurderer en fraktrate fra en speditør, er det en god ide å sikre seg at alle tillegg og ekstra omkostninger er inkludert i prisen. De fraktrater du finner fra speditører på Transporteca inneholder alltid alle tillegg.
Import tolldeklarering
Tollmyndighetene i importlandet krever tolldeklarering av alt gods som skal importeres. Det skal sendes inn informasjon om godstype og verdi, da dette anvendes til registrering og oppkreving av eventuell toll. Import tolldeklarering dekker prosessen hvor et autorisert fortollingsfirma forbereder og sender inn alle de nødvendige dokumentene til tollmyndighetene. Det er ikke det samme som å betale toll. Toll er den avgiften som oppkreves på de importerte varene og som normalt betales direkte av mottakeren til tollmyndighetene.
Prosessen starter normalt før godset ankommer til destinasjonen og skal være avsluttet før lasten kommer inn i landet. Lasten betraktes som å være inne i landet, når den har krysset grensen eller når den forlater en frihavn eller et område som er betraktet som tollmessig utland.
Det er normalt en speditør, eller dens agent, som utfører import tolldeklareringen. Den som utfører tolldeklareringen er nødt til å ha mottatt de nødvendige dokumentene for å kunne starte prosessen. Normalt kan prosessen startes med scannede kopier av dokumentene, men noen myndigheter krever de originale dokumentene før de er i stand til å fullføre tolldeklareringen. Din speditør kan opplyse deg om hvilke dokumenter som er påkrevd i ditt tilfelle. Som oftest vil det være en handelsfaktura, som bekrefter forsendelsens verdi, og en pakkeliste som spesifiserer hva forsendelsen inneholder.
Med mindre handelsbetingelsene selger og kjøper imellom er DAP (Deliverd At Place), hviler det på mottakeren å arrangere og betale for import fortolling. Ofte er det lettest å utpeke speditøren, eller dens agent på bestemmelsesstedet, til å utføre tolldeklareringen, da de allerede har alle de nødvendige dokumentene til rådighet. Hvis de ikke tilbyr denne servicen, vil de være i stand til å anbefale et autorisert fortollingsfirma som kan hjelpe.
Importhåndtering
Pakkhus til stykkgods Importhåndteringen av forsendelsen består av en rekke aktiviteter som starter med at speditøren på bestemmelsesstedet mottar dokumentene fra speditørens kontor eller agent i opprinnelseslandet. Dokumentene kontrolleres og det originale konossement innsendes til rederiet slik at containeren kan frigis. Deretter arrangerer speditøren at containeren avhentes i havnen og bringes til speditørens importpakkhus, hvor den åpnes og tømmes. Lasten inspiseres, telles opp og klargjøres til videre transport eller til avhenting av mottaker. Her kan lasten normalt oppbevares noen få dager, uten ytterligere omkostninger.
Det er alltid speditøren eller dens agent som står for importhåndteringen. Årsaken er at det kun er dem som containeren er sendt til, som kan hente containeren på havnen.
Det kan enten være avsenderen eller mottaker som betaler importhåndteringen. Hvis lasten handelsbetingelsene kjøper og selger imellom er DDU (Delivered Duty Unpaid) eller DAP (Delivered At Place), er det avsenders ansvar å betale alle omkostninger forbundet med å få lasten fraktet til mottakers adresse, og da også importhåndteringen. For andre handelsbetingelser, så som XW, FCA, FOB eller CNF/CIF (Ex Works, Free Carrier, Free On Board, Cost and Freight, Cost Insurance Freight) vil importhåndteringen være for mottakers regning.
Hvis importhåndteringen betales av den samme som betaler sjøfrakten, kan disse enten oppkreves sammen eller hver for seg. Importhåndteringen skal under alle omstendigheter betales innen forsendelsen blir avhentet av, eller brakt ut til mottakeren.
Utkjøring
Transporten av forsendelsen fra speditørens import-pakkhus til mottakers adresse vil normalt foregå med lastebil, eller en kombinasjon av lastebil og tog, og kan ta fra et par timer til flere dager, avhengig av avstand og geografi.
Leveringen kan enten utføres av den speditøren som står for den internasjonale sjøfrakten eller av en lokal transportør. Alternativt kan mottakeren selv hente lasten i pakkhuset og spare utgiftene til levering. Hvis speditøren står for leveringen, kan det enten foregå med egne lastebiler, eller ved hjelp av et separat transportfirma. Mottakeren kan dermed ikke alltid forvente å se speditørens egne folk, når forsendelse mottas.
Over lengre distanser er det noen ganger omlasting av forsendelsen underveis. Grunnen til dette, er at speditøren forsøker å optimere sine vognlaster med henblikk på oppnå den høyest mulige utnyttelsesgraden av lastebilene. Noen speditører tilbyr sporing av forsendelsen, men når alt kommer til alt, så er det ankomsttidspunktet som betyr noe, ikke hvordan lasten kom frem.
Med mindre selger og kjøper innbyrdes har avtale handelsbetingelsene DDU (Delivered Duty Paid) eller DAP (Delivered At Place), betales leveringen av mottaker. Ofte vil det være en fordel å benytte den speditøren som er brukt til sjøfrakten, til å også bringe ut forsendelsen. Dermed er det samme speditør som er ansvarlig for hele transportkjeden frem til mottakers adresse. Legg merke til at i dette tilfellet, vil importtolldeklareringen fremdeles skulle betales av mottaker, før speditøren kan bringe ut forsendelsen.
Hvis speditøren ikke tilbyr levering, er det som regel mange alternativer på det lokale markedet. Ofte kan speditøren anbefale en transportør, eller så kjenner mottaker allerede en som kan hjelpe. Ellers er det som regel lett å finne en lokal transportør på internett.